Bir Devlet Bakanlığı.
Bakanın Danışmanı “Sayın Bakanım bir görüşseniz iyi olur” demiş ve bizi tavsiye etmiş.
Devlet Bakanı akademisyen, üniversitede profesör, alanında bilinen ve saygı duyulan biri.
“Bakanlıkta bir sürü bitmeyen proje var, proje bütçeleri oldukça yüksek, ekipler gayet iyi, alanında uzman ve tecrübeli, ya yurt dışında master – doktora yapmış ya da Türkiye’nin iyi üniversitelerinden mezun olmuş kişilerden oluşuyor ama bu projeler bitmiyor. ‘Neden bitmiyor?’ diye soruyorum ama söylenenler beni hiç tatmin etmiyor. Mazeret. Mazeret. Mazeret. Yerim dar diyorlar, yer veriyorsun bu sefer de yenim dar diyorlar, sürekli topu taca atıyorlar. Hiç gol atacak adam yok mu? Bu işte bir yanlışlık yok mu? Bürokrasi bu mu? Bu normal mi?” diye sordu.
Bizde şöyle cevapladık:
“Proje ekiplerinin işi zamanında bitirememesi sadece devlette değil özel sektörde de çok yaygın bir sorun.
Proje ekiplerinin bu sorununun nedeni maalesef teşhis edilemiyor ve büyük zaman kaybına yol açıyor. Kaynaklar israf oluyor.
Proje ekibinin başarısı için ekibin liderlik, yönetim pozisyonlarında iş bitirici kişiler olması gerekiyor.
Oyuncularının tamamı kalede olan bir futbol takımı gol atabilir mi?
Tabi ki atamaz.
Bir kaleci olmalı tamam ama oyuncuların bir kısmı savunmada, bir kısmı orta sahada bir kısmı da ilerde olmalı.
Bizdeki proje ekiplerinde oyuncuların tamamı kalede daha iyi ihtimalle savunma sahasında veya en fazla orta sahada ama ilerde gol atacak adam yok.
Ara sıra gol atacak adam oluyor onlarda ya sahanın yanlış yerinde oluyorlar ya da ilerdeyseler onlara pas atacak adam olmuyor.
Biz istediğiniz proje ekibini değerlendiririz, takımın oyun düzenine bakarız, gol atıcılık, iş bitiricilik seviyesini ölçeriz ve bir yol haritası hazırlarız ve sizin onayınızla sorunu çözeriz” dedik.
Sayın Bakan, “tamam” dedi ve bizden “çok büyük bir bütçe ayırmalarına rağmen 10 senedir bitmeyen 100 kişilik bir proje ekibinin iş bitiricilik seviyesini ölçmemizi ve yol haritası önermemizi” istedi.
Bakanın Danışmanı, bizi hem Proje Ekibini çalışmayla ilgili bilgilendirdi hem de incelememiz için bize 10 klasörden oluşan proje dosyasını verdi.
Proje adımları, aktiviteleri, zaman planları, Gannt şemaları, toplantı tutanakları vb.
Klasörler dolu.
Kısaca bir göz attıktan sonra proje ekibine odaklandık.
Online kişilik envanteri anketlerimizi yaptık, profilleri çıkarttık.
Sosyometri yöntemleriyle, grup içindeki dinamikler arasındaki bağlantıyı analiz ettik.
Bingo.
Ekipte iş bitirici bir kişi bile yok.
Ekip silme uzman, uygulayıcılarla dolu.
Böyle olunca kimse sorumluluk almıyor.
Herkes topu taca atıyor.
Kimse gol atmak istemiyor.
Kimse karar vermiyor.
Mecburen karar vermek zorunda olanlarda bütün bilgileri topladıktan sonra risksiz karar vermek için bekliyor, kendisini garantiye almaya ve tutmaya çalışıyor.
Proje yöneticilerinin işi zamanında bitirme gibi bir dertleri yok ama “ya hata yaparsam” dertleri var.
Onlarda “hata yapacağımıza bekleyelim, bizim üstümüze kalmasın ” diyorlar, günü geçiriyorlar ve proje burada kilitleniyor.
Proje ekibinde toplam 10 tane yönetici pozisyonu var.
Bu 10 yönetici pozisyonunu iş bitirici potansiyeli olan sorumluluk alabilecek ve sonuç odaklı kişilerle doldurmamız lazım.
Bakanın Danışmanına “iş bitirici kişileri bulmak için bize aday listesi verin” dedik.
Bakanlık üç ay çalıştıktan sonra bize 50 kişilik bir liste verdi.
Biz 50 kişiyi taradık ve Türkiye’nin değişik yerlerinden 5 tane iş bitirici potansiyeli olan yönetici adayı bulduk.
5 yönetici pozisyonu açık kaldığı için ek bir liste daha istedik.
Bu listenin hazırlanması da dört ay sürdü.
Bu listedeki kişileri taradığımızda da yine Türkiye’nin dört bir tarafında dağılmış, 7 iş bitirici potansiyeli olan yönetici adayı bulduk.
Bu iş bitirici potansiyeli olan 12 kişiyi özel bir online ve yüz yüze yöneticilik eğitiminden geçirdik.
Vaka çalışmaları yaptırdık.
Başarılı olan 10 kişiye “Yöneticilik Yapabilir Sertifikası” verdik.
Sayın Bakan’a sunum yapıp, “bu sertifikalı kişileri proje ekibinin yönetimine gönül rahatlığıyla getirebileceğini” söyledik.
Bu kişiler yeni görevlerine atandılar.
10 yıldır bitmeyen projeyi altı ayda bitirdiler.
Sayın Bakan çalışmamızdan çok etkilendi.
“Ekibin önemini şimdi daha derinliğine anladım” dedi.
Daha başka projeler yapacaktık.
Ama maalesef kendisi görevden alındı.